Canal de plaintes

PROCÉDURE DE GESTION DE L'INFORMATION

• OBJET

Le présent document a été élaboré dans le but d’établir la procédure de gestion des informations reçues et correspondant au système interne d’information ou canal de signalement de cet organisme.

La présente procédure de gestion respecte dans tous les cas les conditions minimales établies dans la loi 2/2023, du 20 février, régulatrice de la protection des personnes qui alertent sur des infractions de la norme et de lutte contre la corruption.

 

• PORTÉE

Cette procédure est applicable à toutes les notifications reçues par le biais du système interne d’information ou canal de signalement de cet organisme.

 

• RESPONSABILITÉS

3.1 - De l’organe d’administration/organe de gouvernement de cet organisme

- Désigner un responsable (ci-après « responsable du système ») de gérer et effectuer les gestions opportunes pour les notifications reçues par le biais du système interne d’information, ainsi que sa destitution ou renvoi.

- La nomination ou le renvoi de la personne physique individuellement désignée, ainsi que des membres de l’organe collégial, devront être notifiés à l’Autorité indépendante de protection du lanceur d’alerte (A.A.I.), ou le cas échéant, aux autorités ou organes compétents des communautés autonomes, dans le domaine de leurs compétences respectives, dans le délai des dix jours ouvrables suivants, en spécifiant, en cas de renvoi, les raisons qui le justifient.

- De même et exceptionnellement, un remplaçant du responsable du système sera désigné en cas d’absence de celui-ci.

- Établir les garanties pour la protection des lanceurs d’alerte dans le domaine de l’organisme.

- Disposer d’une politique ou stratégie qui énonce les principes généraux en matière de système interne d’information et de défense du lanceur d’alerte, qui soit dûment publiée au sein de l’organisme.

- Approuver la présente procédure.

- Maintenir à jour la présente procédure.

 

3.2 - Du responsable du système :

- Exercer ses fonctions de manière indépendante et autonome par rapport aux autres organes de l’organisme ; il ne pourra recevoir d’instructions d’aucun type pendant son exercice et devra disposer de tous les moyens personnels et matériels nécessaires pour mener à bien sa mission.

- Le responsable du système répondra du traitement rapide des notifications reçues par le biais du système interne d’information ou canal de signalement.

- Respecter et veiller au respect de la présente procédure.

 

• DROITS ET GARANTIES DES PARTIES

• Tout signalement/communication envoyé par le biais des canaux établis dans la présente procédure sera totalement et absolument confidentiel.

  Quoi qu’il en soit, cet organisme donnera la priorité et respectera le droit à la présomption d’innocence et à l’honneur de toutes les parties impliquées dans une communication/un signalement, en veillant à la non-violation des droits des personnes impliquées.

  Au cours du déroulé de l’enquête concernant une communication/un signalement, le droit de la personne touchée, qui sera informée des actions ou manquements qui lui sont reprochés, sera garanti. Toutefois, l’exercice de ce droit sera limité temporairement jusqu’au moment opportun en vue de garantir la bonne fin de l’enquête.

  Le respect des dispositions sur la protection des données à caractère personnel sera garanti, conformément au titre V de la loi 2/2023, du 20 février, régulatrice de la protection des personnes qui alertent sur des infractions de la norme et de lutte contre la corruption.

  Cet organisme informera les utilisateurs du système de manière claire et accessible concernant les canaux externes d’information devant les autorités compétentes, et le cas échéant, devant les institutions, organes ou organismes de l’Union européenne.

  En particulier, le lanceur d’alerte sera informé que :

  Le lanceur d’alerte, personne physique, dispose des canaux externes d’information suivants, qu’il pourra utiliser comme il utilise le présent canal interne :

  • Canal externe d’information de l’autorité indépendante de protection du lanceur d’alerte, A.A.I. (pour « Autoridad Independiente de Protección del Informante ») : « En cours »
  • Canal externe d’information de la région : « Inclure accès à canal de signalement de la région concrète »
  • Canal externe de signalement Droit de l’UE : https://commission.europa.eu/about-european-commission/contact/problems-and-complaints/complaints-about-breaches-eu-law-member-states/how-make-complaint-eu-level_fr
  • Informations protection Droit UE : https://commission.europa.eu/aid-development-cooperation-fundamental-rights/your-rights-eu_fr

 

• CANAL INTERNE D’INFORMATION/CANAL DE SIGNALEMENT

Cet organisme a adopté comme canal interne d’information, appelé « canal de signalement », un système de gestion des signalements en ligne accessible depuis :

Le site web de l’organisme par le biais du lien :

https://canaldedenuncia.org/admin/login.php

Application mobile « Canal de signalement », disponible pour IOS et Android :

Android : https://play.google.com/store/apps/details?id=com.GrupoAtico34.canaldedenuncia

IOS : https://apps.apple.com/us/app/canal-de-denuncia/id1110646076?l=es&ls=1

 

5.1 - Procédure d’envoi de signalements

Le canal de signalement permet aux sujets qui souhaitent effectuer un signalement, ci-après appelés « utilisateurs », de présenter leurs signalements de deux manières :

1. Signalements avec identification des sujets qui effectuent les communications.
2. Signalements anonymes.

 

1. Envoi de signalement avec identification du lanceur d’alerte.

Les utilisateurs pourront effectuer un signalement/une communication grâce au lien disposé sur le site de l’entreprise ou via l’application mobile Canal de signalement.

Pour accéder, les utilisateurs devront utiliser des identifiants d’accès : un « Utilisateur » et un « Mot de passe ». Ces identifiants d’accès pourront être fournis aux utilisateurs de deux manières :

• Communiqués par le responsable du système aux utilisateurs de manière individuelle, si celui-ci les a enregistrés au préalable par le biais de son panneau d’accès au canal de signalement.
• Identifiants reçus par l’utilisateur à son adresse électronique après s’être enregistré depuis le panneau d’accès web du canal de signalement.

 

1. Envoi d’un signalement anonyme.

Quand l’utilisateur accèdera au lien sur le site web de l’organisme, il pourra effectuer un signalement de manière anonyme, en cliquant sur l’option « Signalement anonyme ».

Il faudra, pour envoyer un signalement anonyme, remplir correctement le champ « Nom entreprise (dénomination sociale) », en suivant les indications données dans le MANUEL D’UTILISATION DU CANAL DE SIGNALEMENT POUR UTILISATEURS dont dispose l’organisme.

 

5.2 - Réception du signalement, communication de son statut au lanceur d’alerte et échange d’information entre lanceur d’alerte et responsable du système

Le responsable du système pourra gérer et recevoir chacun des signalements réalisés en y accédant dans la rubrique Signalements du système web de gestion des signalements, accessible au moyen du lien disposé sur le site web de l’organisme. Pour accéder à ce panneau, le responsable du système devra indiquer son identifiant et son mot de passe fournis par l’organisme.

Dans sa compétence de travail de réception et gestion des signalements, il pourra distinguer entre les signalements en cours et ceux ayant déjà été vérifiés et traités.

Dans la rubrique « En cours », le responsable du système aura à disposition tous les signalements reçus à gérer et pourra différencier les signalements d’utilisateurs identifiés par leurs nom et prénom et les signalements anonymes, il pourra consulter la date de réception ou d’entrée de chaque signalement, le nombre de jours pendant lesquels il est ouvert, ainsi que son statut.

Les signalements communiqués peuvent avoir les statuts suivants :

• Reçu : Le signalement a été transmis mais n’a pas encore été traité.
• En cours : La procédure de travail sur le signalement est en cours.

Quand un signalement sera reçu par le responsable du système, l’accusé de réception sera communiqué au lanceur d’alerte dans les meilleurs délais, et dans tous les cas dans le délai maximum de 7 jours naturels à compter de la réception, sauf dans les cas où cela pourrait compromettre la confidentialité de la communication.

Quand le responsable du système communiquera l’accusé de réception au lanceur d’alerte, celui-ci recevra une alerte l’informant de cette réception à l’adresse électronique fournie sur son profil d’utilisateur dans le système.

En cas de signalement anonyme, le lanceur d’alerte pourra voir le statut de son signalement, dans la rubrique « Accès signalement anonyme » au moyen du code de suivi fourni aux utilisateurs anonymes lorsqu’ils envoient leurs signalements.

Les signalements peuvent avoir les statuts suivants :

• Reçu : Le signalement a été transmis mais n’a pas encore été traité.
• En cours : La procédure de travail sur le signalement est en cours.
• Traité : Le signalement a été géré avec succès.

Tout changement de statut des signalements effectué par le responsable du système sera notifié par email au lanceur d’alerte qui se sera identifié lors de l’envoi des signalements. À condition que l’utilisateur ait autorisé l’alerte de changement de statut par email.

Comme il a été dit, la communication de l’accusé de réception au lanceur d’alerte par le responsable du système, ainsi que des autres changements de statut que le responsable souhaite réaliser concernant chaque signalement, sera effectuée dans la rubrique « Notifications » du panneau de gestion des signalements de ce dernier. Les statuts suivants du signalement pourront être communiqués au lanceur d’alerte :

• Notifier signalement reçu
• Notifier signalement en cours de traitement
• Notifier résolution du signalement

Le système enregistrera les notifications effectuées au lanceur d’alerte en faisant foi de la date d’envoi, et informera le responsable du système si elle a été reçue et lue par le lanceur d’alerte s’il a accédé au système en ligne.

De même, le responsable du système pourra modifier le contenu du message envoyé au lanceur d’alerte au moment de changer le statut de chaque signalement.

 

5.3 -Traitement du signalement

Le responsable du système, quand il aura notifié au lanceur d’alerte que le signalement est en cours de traitement, commencera à enquêter et à traiter le signalement.

Le délai maximum pour donner suite aux procédures de l’enquête ne pourra pas être supérieur à trois mois à compter de la réception de la communication ou, si le lanceur d’alerte n’a pas reçu d’accusé de réception, à compter de trois mois à partir de l’expiration du délai de sept jours après la communication, sauf cas de complexité spéciale exigeant un prolongement du délai, auquel cas, ce délai pourra être étendu jusqu’à un maximum de trois mois supplémentaires.

Le système permettra de travailler le signalement, de délivrer un rapport et de l’envoyer aux organes de direction de l’organisme.

Pendant la gestion du signalement, il est prévu de pouvoir maintenir la communication avec l’informateur et si cela est jugé nécessaire, de pouvoir demander à l’informateur des informations supplémentaires. Cette option pourra être utilisée par des moyens externes et par le biais des moyens habilités dans le propre canal de signalement avec le bouton « Chat » disponible pour chacun des signalements reçus.

Dans tous les cas, les informations figurant sur le signalement, ou celles susceptibles d’être obtenues pendant l’enquête, seront immédiatement portées à la connaissance du Parquet si les faits sont susceptibles de constituer un délit. Si les faits concernent les intérêts financiers de l’Union européenne, il faudra s’en remettre au Parquet européen.

5.4 -Finalisation du signalement

Une fois terminées l’étude et l’enquête sur le signalement, le responsable du système communiquera son statut au lanceur d’alerte grâce à l’option « Notifier résolution du signalement ».

Cette notification de résolution du signalement n’informera en aucun cas le lanceur d’alerte du résultat interne de l’enquête.

Une fois le signalement finalisé, il rejoindra la liste de la rubrique Signalements vérifiés dans la rubrique Signalements et sera dès lors totalement bloqué et sans possibilité d’être modifié d’aucune manière.

 

5.4 – Réception de signalements par d’autres voies

Si le signalement/la communication est reçu par des canaux de signalement autres que les canaux établis ou adressé à du personnel non responsable de son traitement, formé en la matière et averti de la typification comme infraction très grave de son manquement, le récepteur de la communication devra la transmettre directement au responsable du système.

Malgré ce qui précède, ce type de communications sera aussi confidentiel qu’un signalement reçu par les canaux mis en place dans l’organisme.

 

LES POLITIQUES RELATIVES AUX PRINCIPES GÉNÉRAUX DU SYSTÈME D'INFORMATION INTERNE ET À LA PROTECTION DES DÉNONCIATEURS D'ABUS

1. INTRODUCTION

La Politique des principes généraux en matière de système interne d’information et de défense du lanceur d’alerte (ci-après, la Politique) vise à mettre en place une base de fondements destinés à encourager la bonne utilisation du système interne d’information de cet organisme et à garantir une défense intégrale du lanceur d’alerte.

2. PRINCIPES DE LA POLITIQUE

Cette politique s’applique de manière généralisée et intégrale au présent organisme.

Les principes de protection et défense du lanceur d’alerte inclus dans la présente politique s’appliqueront aux lanceurs d’alerte conformément aux dispositions de la loi 2/2023, du 20 février, régulatrice de la protection des personnes qui alertent sur des infractions de la norme et de lutte contre la corruption.

 

3. PRINCIPES DE LA POLITIQUE

La présente Politique vise à faire respecter les obligations contenues dans la loi 2/2023, du 20 février, régulatrice de la protection des personnes qui informent sur des infractions de la normes et de lutte contre la corruption.

À partir du contenu légal imposé par la loi mentionnée ci-dessus, cet organisme s’engage fermement à :

• Maintenir un mécanisme de contrôle qui soutienne les processus internes pour améliorer et maintenir la qualité du système interne d’information.
• Assurer qu’une réponse sera apportée à chacune des communications effectuées par le biais du système interne de communication.
• Développer et maintenir des politiques et procédures transparentes pour toutes les données essentielles traitées par le système interne d’information.
• Mettre en place des mesures et introduire des mécanismes adéquats pour veiller à la sécurité de l’information transmise par le biais du système interne d’information, ainsi que pour renforcer et garantir la protection et défense du lanceur d’alerte.
• Apporter conseil, formation et soutien au personnel si nécessaire, en matière d’utilisation et de promotion de l’utilisation du système interne d’information et de défense du lanceur d’alerte.
• Garantir que les politiques d’utilisation du système interne d’information, ainsi que la promotion de la défense du lanceur d’alerte, pourront compter sur l’engagement et le soutien de l’organisme à tous les niveaux, de manière à pouvoir coordonner et intégrer ces politiques avec les autres initiatives stratégiques pour former un cadre de travail entièrement cohérent et efficace.
• Garantir la non-divulgation des données incluses dans les communications effectuées par le biais du système interne d’information.
• Restreindre l’accès aux données incluses dans les communications effectuées par le biais du système interne d’information.
• Respecter strictement toutes les mesures incluses dans la loi 2/2023, du 20 février, régulatrice de la protection des personnes qui alertent sur des infractions de la norme et de lutte contre la corruption.

 

4. CONTRÔLE ET RESPECT DE LA POLITIQUE

Les organes de direction de l’organisme veilleront au respect correct et adéquat du contenu des présentes Politiques.

 

MANUEL D'UTILISATION DU CANAL DE PLAINTES DES UTILISATEURS

• OBJET

Le présent document a été élaboré en vue de fournir à tous les sujets compris dans le cadre d’application du système interne d’information ou canal de signalement implanté au sein de cet organisme, toutes les informations nécessaires sur son utilisation, conformément à la loi 2/2023, du 20 février, portant régulation de la protection des personnes qui alertent sur des infractions de la norme et de lutte contre la corruption.

 

• COMMENT ACCÉDER AU SYSTÈME INTERNE D’INFORMATION OU CANAL DE SIGNALEMENT

Le système interne d’information ou canal de signalement est accessible aux sujets qui souhaitent donner une alerte, ci-après appelés « utilisateurs », par le biais du site web de l’organisme et au moyen du lien suivant :

« Inclure Lien d’accès »

 

• COMMENT FAIRE UN SIGNALEMENT

Le canal de signalement permet aux utilisateurs de faire des signalements de deux manières :

1. Signalements avec identification des sujets qui effectuent les communications.
2. Signalements anonymes.

 

1. SIGNALEMENT PAR IDENTIFICATION DU LANCEUR D’ALERTE

Sur le site web de l’organisme, les utilisateurs pourront accéder au canal de signalement en introduisant leurs « Identifiant » et « Mot de passe ».

Les identifiants d’accès seront à disposition de l’utilisateur et lui seront envoyés à son adresse électronique, quand il se sera inscrit sur la page d’accès au canal de signalement. Pour cela, il devra accéder par le biais de l’option « Nouvel utilisateur » et remplir tous les champs.

Quand l’utilisateur dispose de ses identifiants, il devra les introduire et cliquer sur l’option « ENTRER ».

Si un utilisateur déjà inscrit a oublié son mot de passe, il pourra cliquer sur l’option « Récupérer données d’accès » et suivre les étapes pour retrouver son mot de passe.

De même, avant d’accéder, l’utilisateur pourra changer la langue du canal de signalement en cliquant sur les drapeaux disponibles.

Une fois dans le canal de signalement, le nom et le prénom de l’utilisateur seront affichés, ainsi qu’un menu horizontal disposé sous l’identifiant.

Il faudra cliquer sur chacune des options du menu pour y être dirigé. Les options affichées dans le menu sont les suivantes :

3.A.1 - Profil

3.A.2 - Nouveau signalement

3.A.3 - Liste des signalements

3.A.4 - Guide Aide

3.A.1 - Profil :

L’utilisateur pourra modifier les renseignements suivants :

• Téléphone
• E-MAIL
• Mot de passe

Une fois les renseignements modifiés, s’il souhaite enregistrer les nouveaux renseignements donnés, l’utilisateur devra cliquer sur le bouton « Modifier renseignements ».

De même, l’utilisateur pourra activer à tout moment l’option (*) « Recevoir des notifications ».

(*) L’option « Recevoir des notifications » permet à l’utilisateur de décider à tout moment s’il souhaite recevoir par email des notifications sur le statut du signalement envoyé par le responsable du système de l’organisme.

 

3.A.2 - Nouveau signalement :

Cette rubrique permet à l’utilisateur de détailler et d’exposer la communication qu’il souhaite transmettre à l’organisme par cette voie.

Les champs à remplir suivants seront affichés :

• Exposition détaillée
• Département concerné
• Personnes impliquées
• Lieu de l’incident
• Date/heure de l’incident

Il faudra cliquer sur le champ « format date jj/mm/aaaa » pour indiquer le jour souhaité, et cliquer sur le champ « format heure --:-- » et indiquer l’heure et les minutes.

• Joindre documents

Si l’utilisateur veut joindre un document à sa communication, il devra cliquer sur le champ disposé sous « Joindre documents » et sélectionner l’emplacement du fichier dans l’explorateur de fichiers de son ordinateur.

Pour pouvoir envoyer le signalement, l’utilisateur devra obligatoirement remplir tous les champs, à l’exception de « Joindre documents » (facultatif) et cliquer sur le bouton « Envoyer signalement ».

 

3.A.3 - Liste des signalements :

Cette option montre à l’utilisateur une liste des communications réalisées par le biais du système.

Cette liste de communications permet d’énumérer les communications effectuées en en affichant sur une seule page jusqu’à 10, jusqu’à 25, jusqu’à 50 ou jusqu’à 100. L’utilisateur pourra choisir la manière de les afficher en cliquant sur la flèche incluse sous l’option « Afficher ».

L’utilisateur pourra aussi chercher de manière individuelle une communication concrète en saisissant la date d’entrée ou l’envoi du signalement dans le champ disposé à droite de l’écran sous le texte « Chercher : ».

La liste des communications affichera pour chaque signalement les nom et prénom de l’utilisateur, le numéro de sa pièce d’identité, la date d’entrée ou d’envoi, le statut actuel de la communication et le nombre de jours pendant lesquels le signalement est ouvert, depuis l’envoi du signalement jusqu’à sa résolution.

Dans la rubrique Notifications – elles lui seront envoyées par l’organisme –, l’utilisateur pourra consulter le statut de ses signalements.

• Reçu- La communication a été envoyée mais l’organisme n’a pas accusé réception ni entamé les démarches de gestion.
• En cours- L’organisme a accusé réception de la communication et entamé les démarches de gestion.
• Traité- La procédure de gestion et d’enquête réalisée par l’organisme est terminée.

 

Les statuts de la liste des communications envoyées par l’utilisateur à l’organisme seront modifiés suivant les progrès du processus d’information. Toutefois, l’organisme informera l’utilisateur, à l’adresse électronique qu’il aura fournie dans la rubrique « Profil », de chacun des changements de statut des communications effectuées.

Avec le bouton « Messages », l’utilisateur et le responsable de l’organisme pourront entamer une communication liée à chaque signalement effectué et échanger des documents sur ce sujet.

 

3.A.4 - Guide Aide :

Cette rubrique permettra à l’utilisateur de voir une vidéo-guide d’utilisation du système.

 

1. SIGNALEMENT ANONYME

Quand l’utilisateur accèdera au lien sur le site web de l’organisme, il pourra effectuer un signalement de manière anonyme, en cliquant sur l’option « Signalement anonyme ».

Cette rubrique permet à l’utilisateur de détailler et d’exposer la communication qu’il souhaite transmettre à l’organisme par cette voie.

Les champs à remplir suivants seront affichés :

• Exposition détaillée
• Département concerné
• Personnes impliquées
• Lieu de l’incident
• Date/heure de l’incident

Il faudra cliquer sur le champ « format date jj/mm/aaaa » pour indiquer le jour souhaité, et cliquer sur le champ « format heure --:-- » et indiquer l’heure et les minutes.

• Joindre documents

Si l’utilisateur veut joindre un document à sa communication, il devra cliquer sur le champ disposé sous « Joindre documents » et sélectionner l’emplacement du fichier dans l’explorateur de fichiers de son ordinateur.

Pour pouvoir envoyer le signalement, l’utilisateur devra obligatoirement remplir tous les champs, à l’exception de « Joindre documents » (facultatif) et cliquer sur le bouton « Envoyer signalement ».

Quand l’utilisateur aura envoyé son signalement, un code de suivi du signalement apparaîtra à l’écran. Ce code est unique et devra être noté et conservé par le lanceur d’alerte anonyme au moment de la réalisation du signalement.

Vu la confidentialité de ce canal de signalement, si le lanceur d’alerte anonyme perd ce code, il ne pourra pas le récupérer par un autre moyen et ne sera plus en mesure de suivre le statut du signalement.

 

3.B.1 – Suivi de signalements anonymes :

Avec le bouton « Accès signalement anonyme », l’utilisateur pourra accéder à un panneau de suivi du signalement.

Pour accéder au suivi, l’utilisateur devra saisir le code d’identification du signalement qui lui a été fourni quand il a envoyé le signalement.

Quand l’utilisateur aura accédé, il pourra voir les informations concernant son signalement avec la date d’entrée ou d’envoi, le statut actuel de la communication et le nombre de jours pendant lesquels le signalement est ouvert, depuis l’envoi du signalement jusqu’à sa résolution.

Dans la rubrique Notifications – elles lui seront envoyées par l’organisme –, l’utilisateur pourra consulter le statut de ses signalements.

• Reçu- La communication a été envoyée mais l’organisme n’a pas accusé réception ni entamé les démarches de gestion.
• En cours- L’organisme a accusé réception de la communication et entamé les démarches de gestion.
• Traité- La procédure de gestion et d’enquête réalisée par l’organisme est terminée.

Les statuts de la liste des communications envoyées par l’utilisateur à l’organisme seront modifiés suivant les progrès du processus d’information.

Avec le bouton « Messages », l’utilisateur et le responsable de l’organisme pourront entamer une communication liée à chaque signalement effectué et échanger des documents sur ce sujet.

 Les communications avec le canal d'éthique/canal des plaintes peuvent être effectuées par courrier électronique à l'adresse buzoncodigoetico@scalperscompany.com et, dans les cas où la plainte peut être anonyme, le canal est le lien suivant vers le portail du canal des plaintes